¿Cómo lograr que las personas participen realmente en reuniones virtuales?

En estos días es difícil lograr que las personas presten atención en cualquier reunión, pero cuando las personas no están en la misma sala, puede ser especialmente difícil.

Es particularmente molesto cuando se hace una discusión de nueve minutos, y en la pausa se genera una reacción inesperada que dice: "No estoy seguro de haberte seguido", que también podría significar: "Estaba haciendo de todo menos prestar atención a la call”.

Seamos realistas, la mayoría de las reuniones siempre se han vinculado con que a menudo hay poca o ninguna responsabilidad por el compromiso. Cuando estamos juntos en un ambiente, a menudo lo compensamos con un contacto visual coercitivo.

Los participantes sienten la obligación de fingir interés (incluso si están mirando sus teléfonos). En situaciones en las que no puede exigir atención con opresión ocular, se debe aprender a hacer lo que deberíamos haber dominado hace mucho tiempo: crear un compromiso voluntario. En otras palabras, se deben crear oportunidades estructuradas para que los asistentes se involucren plenamente.

Hay cuatro razones generales para celebrar una reunión: influir en los demás, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones, en síntesis se debe contar con la condición previa para reuniones efectivas, virtuales o de otro tipo, que estén enmarcadas en el compromiso voluntario marcado anteriormente.

Aquí están las reglas que deberíamos seguir para lograr nuestro objetivo:

La regla de los 60 segundos.

Primero, nunca involucre a un grupo en la solución de un problema hasta que se hayan sentido el problema. Haga algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo. 
​Puede compartir estadísticas, anécdotas o analogías impactantes o provocativas que dramaticen el problema. Independientemente de la táctica que utilice, su objetivo es asegurarse de que el grupo comprenda con empatía el problema (u oportunidad) antes de intentar resolverlo.

La regla de la responsabilidad.

Cuando las personas ingresan a cualquier entorno social, trabajan tácitamente para determinar su rol. La mayor amenaza de participación en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo asuman inconscientemente el papel de observadores.

La regla de ningún lugar donde esconderse.

Los psicólogos sociales se refieren a este fenómeno como difusión de responsabilidad. Si todos son responsables, nadie se siente responsable. Evite esto en su reunión dando a las personas tareas en las que puedan participar activamente para que no haya ningún lugar donde esconderse.
Defina un problema que se pueda resolver rápidamente, asigne personas a grupos de dos o tres (máximo). Bríndeles un medio con el que comunicarse entre sí (videoconferencia, canal Slack, plataforma de mensajería, salidas de audio).
Si está en una plataforma de reuniones virtual que permite grupos de trabajo, utilícelos generosamente.

La regla MVP.

Alentamos a las personas a determinar el paquete de Power Point mínimo viable (MVP) que necesitan. En otras palabras, seleccione la menor cantidad de datos que necesite para informar e involucrar al grupo.
No agregue una sola diapositiva más. Un beneficio adicional de esta regla es que te obliga a involucrar a los asistentes. Si tiene demasiadas diapositivas, no se sienta esclavo de tener que "pasarlas", si puede bórrelas antes.

La regla de los 5 minutos.

Nunca pase más de 5 minutos sin darle al grupo otro problema para resolver. Los participantes están en salas esparcidas por todas partes con docenas de tentadoras distracciones. Si no mantiene una expectativa continua de participación significativa, se retirarán a ese atractivo papel de observador, y se tendrá que trabajar duro para recuperarlos.

Seguir estas cinco reglas seguramente le cambiará inmediatamente la productividad de cualquiera de sus próximas reuniones virtuales.

Espero que nuestro contenido lo ayude a lidiar con el coronavirus y los mecanismos que trajo para comunicarnos en pandemia que vinieron para quedarse.